組織内会計士の日常

組織内会計士の日常を綴っています。

決算効率化 (1)現状の可視化

初めの一歩は可視化

 「もっと早く決算を終えて早く家に帰りたい。」

想いは人それぞれですが、どこの企業の経理部も決算をできるだけ効率的に行いたいと考えているでしょう。個人的には、効率化というよりも、帰りにくい雰囲気をとにかく何とかしたいという気持ちが強かった思いがあります。

距離の確認

筆者は決算の効率化の初めの初めは、まず現状を可視化することから始まると考えています。初めに現状の決算を具体的な定量情報に落とし込むのには、どこまでやるべきかというのを明確にする必要があるためです。ゴールは企業によって様々ですが、自らが置かれている状況がどこに位置するのかわからなければ、つまりスタート地点がわからなければ、ゴールまでの距離がわかりません。

ところが、実は結構大きな規模の会社にも多いのが最後の作業の日時は決まっているけれども、マイルストーンの認識は経理部内の各チーム、ひいては個人でもバラバラというのはよく見られます。つまり、最後の業務とその日時(例:短信の発表日)はきっちり決まっているものの、途中のプロセスあるいはそのプロセスに対する認識がチーム単位または個人のレベルで異なっている状況は往々にして起こります。端的には優先順位の認識の違いです。

新人が「この分析は明日にしたいんですけど。。。」と、ずっと前から決まっていた業務の締め切りの延長を当日に申し出て、上司にキレられるのはわかりやすいケースですが、たとえ新人でなくても、むしろ新人ではなく既存のプロセスを何度か経験している方々だからこそ、なんとなく持っている暗黙の了解は人によって異なるのではないでしょうか。

 現状から出てくるアイディア

もう一つ、可視化すると議論が生まれます。

「そもそもこの処理必要なんでしたっけ?」

「この承認、このタイミングじゃなくてもう0.5日前にできるんじゃない?」

「この業務は誰々さんの業務と一緒のタイミングで行った方がよいのでは?」

 

現状とあるべきの差を埋めるためには、何かしらの方法が必要ですが、どのような方法を取るにしても、スタートは必ず現状からです。まずは現状についても思うところを吐き出すためにもありとあらゆる部分を可視化していきましょう。

決算において可視化できるものたくさんあります。決算スケジュール、個々人の業務時間、決算中に発生している仕訳の数、仕訳に伴う承認の回数、間違った仕訳を修正した回数等、決算効率化の計画段階では様々な角度で現状を分析することで、後の実行段階に優位に働きます。

 

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